Требования к помещению для конференц-зала

Ведение любого бизнеса предусматривает обязательные корпоративные совещания, пресс-конференции, брифинги, деловые переговоры и другие мероприятия с участием некоторого количества сотрудников или партнеров. Лучшее решение помещения для их проведения —конференц-зал, который соответствует ряду важных требований. Он должен быть оснащен всем необходимым аудио- и видеооборудованием, иметь правильную планировку и зонирование пространства, обеспечивая комфорт участникам встреч. Как правильно обустроить помещение, предназначенное для использования в качестве конференц-зала?

Типы помещений

Круглый стол. Если встреча происходит в достаточно узком кругу с небольшим числом участников, для ее проведения целесообразно использовать комнату, в которой все присутствующие находятся в пределах прямой видимости. Для обмена мнениями в формате «каждый с каждым» участники расположены на одном уровне — подиум в этом случае не предусмотрен. Присутствующие, как правило, сидят непосредственно за столом, который не обязательно должен быть круглым: его форма может быть прямой или, например, Т-образной. Такой тип помещения целесообразен для проведения совещаний или деловых переговоров, в ходе которых происходят коммуникации между всеми участниками.

Конференц-комната. Помещение такого типа предусматривает четкую иерархию посадочных мест, которая достигается с помощью зонирования. В конференц-комнате должен быть подиум для размещения президиума. Здесь же выделяют место для докладчика. В президиуме обычно располагаются представители администрации предприятия или, например, ведущие тренинга. Остальная часть аудитории предназначена для слушателей.

Актовый и универсальный зал. Актовый зал —это, по сути, та же конференц-комната, но рассчитанная на большее количество присутствующих. Универсальный при необходимости может быть обустроен под любое из вышеперечисленных помещений. В каждом отдельном случае конференц-зал должен соответствовать формату мероприятия — своему прямому назначению.

Основные требования к помещению

Размеры. Выбор этого параметра во многом зависит от задач, которые должен решать конференц-зал. Если здесь планируется проводить рабочие корпоративные совещания, достаточно небольшой по площади комнаты. Для более масштабных мероприятий потребуется просторное помещение, в котором сможет разместиться большое количество участников. Из общих рекомендаций наиболее полезными могут быть следующие: помещение лучше выбирать прямоугольной формы, шириной минимум 5 м, длиной 7–9 м, высотой не менее 2,7 метра. В противном случае в комнате будет тесно даже малому количеству присутствующих.

Зонирование. В помещении конференц-зала должны быть предусмотрены:

• зона докладчика (подиум для выступающего);
• президиум, в котором размещаются важные для мероприятия лица;
• кабинка оператора, обеспечивающего техническую поддержку мероприятия;
• гардеробная;
• барная стойка;
• аудитория для размещения слушателей, представителей СМИ, других посетителей;
• VIP-комната для переговоров (при необходимости).

Аудио- и видеооснащение. Требования к звуковому и видеооборудованию — одни из наиболее важных при обустройстве конференц-зала, т. к. от качественной работы этой техники нередко зависит успех всего мероприятия. Присутствующие должны иметь возможность четко рассмотреть все детали демонстрируемых видеоматериалов — презентации, таблицы, графики и пр. Важно также, чтобы в любой части зала было хорошо слышно докладчика. Эффективная коммуникация всех присутствующих между собой и со спикером обеспечивается микрофонами, громкоговорителями, усилителями звука и т. д. Для отображения визуальной информации могут использоваться профессиональные ЖК-панели с качественным изображением.

Инженерия. Важно, чтобы в конференц-зале была хорошая звукоизоляция, не создавались эхо и другие эффекты, ухудшающие слышимость. Для обеспечения комфорта участников нужно оборудовать помещение системами отопления, кондиционирования, вентиляции.

Как сделать конференц-зал максимально эффективным

Независимо от типа помещения (это могут быть переговорная комната или актовый зал), будет лучше предусмотреть в них:

• источники питания в виде электрических розеток, удлинителей или разного рода встроенных настольных решений;
• поверхность для письма, например, обычную или интерактивную доску или интерактивную панель;
• большой экран телевизора или дисплей;
• решение для совместного использования экрана;
• беспроводные BYOD устройства, например, такие как EZCast;
• проектор;
• проводное решение с подключением от стола или панели ввода в стене;
• материал для письма (бумага, постеры, маркеры);
• столы и стулья (размеры и количество предметов мебели зависят от типа комнаты);
• дополнительные зарядные устройства для ноутбуков;
• оборудование для приготовления кофе или чая.

Оборудовать помещение под конференц-зал в точном соответствии с предполагаемым способом его использования вам помогут специалисты компании IP Video Systems.