Что такое видеоконференцсвязь и как ее организовать

Видеоконференцсвязь (ВКС) представляет собой технологию, которая объединяет двух и более участников для аудио- и видеосвязи. Обычные звонки по телефону постепенно уходят в прошлое. Люди все чаще используют мессенджеры, социальные сети или специальные платформы не только для личного общения, но и по работе. Это значит, что ВКС с каждым годом становится все более популярной. Особенно в то время, когда многие работают в удаленном режиме.

Виды видеоконференцсвязи

Видеосвязь. Относится к наиболее популярным способам создания конференций. У каждого участника включены камеры и микрофоны, поэтому все обладают равными правами. Чаще встречаются на планерках или пятиминутках.

Лекция. Такой формат оценили все, кто занимался домашним обучением во время пандемии. Преподаватель видит всех учеников, а они могут смотреть только на него. При этом друг с другом они не связаны, что позволяет максимально сосредоточиться на предмете. Самое интересное, что можно реализовать сразу несколько виртуальных классов.

Удаленный офис. Этот способ тоже стал популярным во время пандемии. Работники включают камеру без микрофона, которая работает на протяжении дня. Получается, что офис пустой, но все сотрудники на своих местах, и руководство может контролировать каждого из них. Это называется виртуальной комнатой.

Вебинар. Здесь аудио и видео включены только у докладчика. Остальные участники связаны с ним при помощи чата. Обычно вебинары проводят среди большой аудитории. Например, во время демонстрации продукта или частного онлайн-обучения.

Селекторная связь. При таком способе организатор сам включает микрофон выбранного участника или отключает его. Чаще всего используют на планерках или во время каких-либо опросов сотрудников.

Организация видеоконференцсвязи

Чтобы каждому участнику было комфортно, следует позаботиться о нескольких вещах. В ходе конференции будет происходить обмен разными видами информации. Поэтому в первую очередь стоит убедиться, что все элементы системы подобраны правильно и легко настраиваются. При этом нужно соблюдать простые правила.

Составить план. Количество участников бывает разным. Поэтому следует заранее продумать сценарии их взаимодействия. Например, когда используется селекторная связь, не должно быть никаких задержек между переключениями. Чтобы все знали будущую тему обсуждения и свои обязанности, нужно проинструктировать каждого сотрудника. Чем лучше организовать рабочий процесс, тем более открыто будут высказываться новые идеи.

Распределить обязанности. Чтобы конференция проходила без задержек и технических накладок, нужно распределить роли. Особое внимание следует уделить организации, управлению и обслуживанию системы. Для этого необходимо найти трех людей. Остальные будут заниматься выступлениями.

• Организатор – подготавливает и проводит весь сеанс, в том числе рассылает приглашения, составляет сценарий и консультирует.
• Оператор – управляет оборудованием и отвечает за запуск приложений.
• Системный администратор – следит за правильной работой, защитой данных и поддерживает стабильную связь.

Провести подготовку. Перед началом конференции очень важно провести ряд тестовых проверок. Сюда относится скорость передачи данных, соответствие заданным настройкам, качество звука и изображения. Многие системы самостоятельно проводят диагностику, чтобы обнаружить возможные проблемы. Для правильного отражения звука нужно подобрать объем помещения, а также учесть материал стен, площадь окон, расположение мебели и т. п. Чтобы качество изображения было высоким, следует позаботиться об освещении. Успех видеоконференции напрямую зависит от оборудования, его настройки и правильного расположения в помещении.

Использовать все возможности ВКС. Во время конференции нужно следить, чтобы в объектив камеры не попадали лишние предметы. Беседа должна быть содержательной и ритмичной, каждый участник обязан выразить свое мнение. Придется учитывать много нюансов. Например, направление взгляда, расположение микрофона и расстояние до презентаций. Все эти мелочи помогают создать особую атмосферу, которая влияет на комфорт участников.

Видеоконференцсвязь включает в себя много технических решений. Поэтому подготавливаться следует к каждому сеансу. Чтобы правильно подобрать оборудование, обращайтесь в компанию IP Video Systems. У нас широкий ассортимент и доступные цены. Если необходима консультация, наши специалисты с удовольствием вам помогут.